DATENSCHUTZHINWEIS – PERSONENBEZOGENE DATEN VON Mitarbeiter:innen

Dieser Datenschutzhinweis erläutert, wie die CBS International GmbH, Schreyvogelgasse 2/1. OG, 1010 Wien, FN 611115z, HG Wien („wir“ oder „CBS„) personenbezogene Daten von Mitarbeitern verarbeitet.

Diese Mitteilung ist für Sie relevant, wenn Sie ein Angestellter, Berater, Auftragnehmer, Arbeiter, Beauftragter, Entsandter, Trainee, Auszubildender, Praktikant, Direktor oder leitender Angestellter von uns sind, sich darum bewerben oder früher waren, sei es auf befristeter oder dauerhafter Basis. Sie informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten vor, während und nach Ihrem Arbeitsverhältnis mit uns erheben, verwenden, speichern, weitergeben und anderweitig verarbeiten, um unser Geschäft effektiv zu betreiben, sowie über Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Arbeits- oder sonstigen Dienstleistungsvertrags.
 

1. PERSÖNLICHE DATEN, DIE WIR ÜBER SIE SAMMELN

Viele der personenbezogenen Daten, die wir über Sie erheben, wurden uns direkt mitgeteilt, können aber auch aus anderen internen Quellen stammen, z. B. von Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen, oder in einigen Fällen aus externen Quellen, z. B. von Empfehlungsgebern, Anbietern von Hintergrundprüfungen und Arbeitsagenturen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen. Soweit dies nach EU- oder lokalem Recht zulässig ist, umfassen diese personenbezogenen Daten:

1.1. Angaben zur Person:

• Ihren Titel, Ihren Namen, Ihre E-Mail und Telefonnummer, Ihre Anschrift, Ihr Geburtsdatum und Ihren Geburtsort, Ihr Geschlecht, Ihre externen Geschäftsinteressen, Ihre persönlichen Kontobewegungen und Ihre Bilder;

1.2. Hintergrund:

• Ihre Bewerbungsschreiben, Ihr Lebenslauf, Ihr beruflicher Werdegang, Ihre Referenzen, Ihr Bildungsweg, Ihre beruflichen Qualifikationen, Ihre Mitgliedschaft in Berufsverbänden, Ihre sonstigen Fähigkeiten, Ihre Angaben zu Ihrem Privatleben, Ihr Feedback zum Vorstellungsgespräch, Ihre Kreditwürdigkeitsprüfung und Ihre Überprüfung des Strafregisters (falls dies für die Stelle, auf die Sie sich bewerben oder in der Sie arbeiten, erforderlich ist);

1.3. Right to work/immigration:

• Ihre Staatsbürgerschaft/Staatsangehörigkeit, Angaben zu Ihrem Reisepass/Personalausweis und Angaben zu Ihrem Wohnsitz/Ihrer Arbeitserlaubnis;

1.4. Role:

• Ihre Position, Titel, Abteilung/Sektor, Standort, Geschäftsführer, Vorgesetzte, Personalnummer, Beschäftigungsstatus und -art, Beschäftigungsbedingungen, einschließlich Informationen über Sozialleistungen, Arbeitsvertrag, Datum des Dienstantritts, Datum der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Dauer der Betriebszugehörigkeit und Grund für das Ausscheiden;

1.5. Pay and benefits:

• Ihr Gehalt, Ihre Gehaltsüberprüfungen, Ihre Nebenleistungen, die Wahl der Nebenleistungen, Ihre Steuer-/Sozialversicherungsnummer, Ihre Beiträge zu Sozial-, Kranken- und Rentenkassen, sowie Ihre Bankverbindung;

1.6. Performance and conduct:

• Fakten und Meinungen zu Ihrer Leistung, Leistungs- und Talentbewertungen, Entwicklungsplänen, Beförderungen, Schulungsaufzeichnungen, behördlichen Zertifizierungen, Korrespondenz zu Ihrem Verhalten und Ihren Aktivitäten, Plänen zur Leistungsverbesserung, Aufzeichnungen zu Disziplinar- und Beschwerdeverfahren und zugehöriger Korrespondenz; und

1.7. Work schedule and absences:

• Ihre geleisteten Arbeitsstunden, den Zugang zum Gebäude, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitszeiten, sowie sonstige Abwesenheitszeiten.

Bitte beachten Sie, dass wir in einigen Fällen gesetzlich oder als Folge einer vertraglichen Beziehung, die wir mit Ihnen haben, verpflichtet sind, bestimmte personenbezogene Daten über Sie zu erheben, und dass Ihre Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten die Erfüllung dieser Verpflichtungen verhindern oder verzögern kann.

Wir können auch personenbezogene Daten über Sie sammeln:

• unsere Informationstechnologiesysteme, die E-Mails, Telefongespräche und andere elektronische Kommunikation, sowie die Internetnutzung auf Arbeitssystemen und -geräten aufzeichnen; und
• Videoüberwachungssysteme (sofern vorhanden) und Gebäudezugangskontrollen, die Ihre Anwesenheit in unseren Räumlichkeiten aufzeichnen können.

We may also collect personal data about you through:

• our information technology systems, which record emails, telephone conversations and other electronic communications and web usage on work systems and devices; and
• closed circuit TV systems (if such a system exists) and building access controls, which may record your attendance at our premises.

2. WIE WIR IHRE PERSÖNLICHEN DATEN VERWENDEN

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn das geltende Recht dies erlaubt oder vorschreibt, einschließlich der Fälle, in denen die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, den wir mit Ihnen geschlossen haben, erforderlich ist, wenn die Verarbeitung notwendig ist, um eine für uns geltende rechtliche Verpflichtung zu erfüllen, oder für unsere berechtigten Interessen oder die berechtigten Interessen Dritter.

Zu den Zwecken, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, gehören, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist:

Um unsere Beziehung zu Ihnen zu verwalten:

• Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrags, den wir mit Ihnen geschlossen haben, und zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Verwaltung, dem Management und der Ausübung von Rechten und Pflichten im Zusammenhang mit unserer Beziehung zu Ihnen. Dazu gehören unter anderem die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen und Vorstellungsgesprächen im Rahmen unseres Einstellungsverfahrens, die Bewertung von Qualifikationen oder der Eignung für eine bestimmte Rolle oder Aufgabe, die Beantragung von Arbeitserlaubnissen und die Bestätigung von Arbeitsrechten, die Bewertung von Schulungs- und Entwicklungsbedürfnissen, die Durchführung von Leistungsbeurteilungen und die Festlegung von Leistungsanforderungen, die Verwaltung von Abwesenheiten, die Festlegung der Vergütung, die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen einschließlich der Vornahme erforderlicher Einkommenssteuer- und Sozialversicherungsabzüge, die Bearbeitung arbeitsbezogener Ansprüche (z. B. Spesenabrechnungen und Versicherungsansprüche), die Untersuchung und Verwaltung von Beschwerden und Disziplinarangelegenheiten, die Beilegung von Streitigkeiten, die Bereitstellung von Referenzen und die Änderung oder Beendigung unserer Beziehung.

Zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften:

• Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und verfolgen unsere berechtigten Interessen, indem wir direkt oder indirekt die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften erleichtern, mit Behörden zusammenarbeiten, ausländische Gesetze einhalten, Finanz- und andere Straftaten, sowie Verstöße gegen Vorschriften verhindern oder aufdecken und unsere Unternehmen schützen. Dazu gehören, unter anderem, das Management von Interessenkonflikten, die Verwaltung und Aufzeichnung von Schulungen, die Überwachung der Einhaltung von Gesetzen und internen Richtlinien, einschließlich der Überwachung von Telefongesprächen, E-Mails und anderen Nachrichten, sowie der Internetnutzung, die Untersuchung, Aufzeichnung und Meldung von Verstößen oder potenziellen Verstößen gegen Gesetze und interne Richtlinien und Verfahren, einschließlich verdächtiger Transaktionen oder Aktivitäten, die Vornahme von Registrierungen bei Aufsichtsbehörden oder anderen Behörden, die Vornahme von verhaltensbezogenen Vergütungsanpassungen und die Erfüllung von Informationsanforderungen und Anfragen von Aufsichts-, Steuer-, Strafverfolgungs- und anderen Regierungsbehörden.

Wir müssen sicherstellen, dass unsere Systeme und Räumlichkeiten sicher sind:

• Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Gewährleistung der Netzwerk- und Informationssicherheit, einschließlich der Verhinderung des unbefugten Zugriffs auf unsere Computer- und elektronischen Kommunikationssysteme, der Verhinderung der Verbreitung bösartiger Software, der Prüfung unserer Widerstandsfähigkeit auf Angriffe aus dem Internet und der Gewährleistung der Einhaltung unserer Informationssicherheitsrichtlinien. Dies umfasst unter anderem die Überwachung von E-Mails, Messaging und Internetnutzung sowie die Durchführung von Phishing-Tests. Wir verarbeiten auch personenbezogene Daten, die wir über Videoüberwachungssysteme (sofern vorhanden) und Gebäudezugangskontrollen erhalten, um die Sicherheit unserer Räumlichkeiten zu gewährleisten.

Zur Verwaltung unserer Mitarbeiter und zur Abwicklung unserer Geschäfte:

• Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen bei der Verwaltung unserer Mitarbeiter und unserer Ressourcen, der Abwicklung unserer Geschäfte, der Planung für die Zukunft und dem Schutz unserer Rechte. Dazu gehören u. a. Beförderungen, Talent- und Nachfolgeplanung, Verwaltung von Abwesenheiten von Mitarbeitern, Erstellung von Mitarbeiterverzeichnissen, Untersuchung und Verwaltung von Mitarbeiterbeschwerden, Disziplinarangelegenheiten und Kündigungen, Vorbereitung von Geschäftsreisen, Verwaltung von Firmenkreditkarten, Abwicklung von Geschäften mit unseren Kunden und Geschäftspartnern, Bearbeitung von Ausgaben, Verwaltung unserer Versicherungen, Budgetierung, Buchhaltung und Rechnungsprüfung, Verwaltung und Berichterstattung über unsere finanzielle und nichtfinanzielle Leistung, Überwachung der Chancengleichheit, Durchführung von Personalanalysen und -planungen, Durchführung von Mitarbeiterbefragungen, Veräußerungen und Geschäftsumstrukturierungen, Bewertung und Management der Risiken, denen unser Unternehmen ausgesetzt ist, Verwaltung und Verbesserung unserer Systeme, Prozesse und Produktivität, Schutz der Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern und anderen Personen, Erleichterung der Mitarbeiterkommunikation in Notfällen, Organisation von Veranstaltungen, Seminaren und anderen Aktivitäten, Aufnahme von Mitarbeiterprofilen in unsere Veröffentlichungen, Planung der Geschäftskontinuität, Bearbeitung von Beschwerden sowie Durchsetzung und Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte und der Rechte unserer Kunden, Mitarbeiter und verbundenen Unternehmen.

Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten

Zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten gehören z. B. religiöse oder andere Überzeugungen, sowie die körperliche oder geistige Gesundheit. Solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten werden unter anderem für folgende Zwecke verarbeitet:

• die Verarbeitung von Gesundheitsdaten zum Zwecke der gesetzlichen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, zur Vornahme angemessener Anpassungen bei Behinderungen, zur Erfüllung von Gesundheits- und Sicherheitsverpflichtungen, zur Verwaltung von Kranken- und Lebensversicherungspolicen und zur Überwachung der Chancengleichheit, sofern dies nach lokalem Recht zulässig ist, sowie zur Durchführung, Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3. AN WEN GEBEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN WEITER?

Wir geben personenbezogene Daten über Sie an verschiedene Kategorien von Empfängern weiter, sofern dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, z. B:

• unsere Mitarbeiter, Vertreter und Drittdienstleister, die für uns oder in unserem Namen Dienstleistungen erbringen. Zu den Drittanbietern gehören Lohnverarbeiter, Sozialversicherungen, Abfindungsfonds, Anbieter von Sozialleistungen (einschließlich Rentenverwaltung, Versicherungen und Anbieter von Dienstleistungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz), Arbeitsvermittlungs- und Personalvermittlungsagenturen, Anbieter von Hintergrundprüfungen, Schulungsanbieter, Cloud-Anbieter unserer Personaldatenbanken, Anbieter von Unternehmenskreditkarten und Anbieter von Notrufsystemen für Mitarbeiter;
• andere Mitglieder der CBS-Gruppe oder unsere Tochtergesellschaft Cushman & Wakefield Debenham Tie Leung Limited, Firmenbuchnummer 02757768, gegründet und eingetragen nach dem Recht des Vereinigten Königreichs von Großbritannien und Nordirland;
• unseren Wirtschaftsprüfern und unseren Rechts-, Buchhaltungs- und sonstigen professionellen Beratern;
• Steuerbehörden, Strafverfolgungsbehörden und andere staatliche Stellen;
• Kunden, Gegenparteien und andere Personen, von denen wir Zahlungen erhalten oder an die wir Zahlungen leisten oder mit denen wir Transaktionen durchführen; und
• Personen, die unsere Geschäfte und Vermögenswerte oder relevante Teile davon übernehmen.
   

Da wir als Teil einer CBS-Gruppe (zu der Unternehmen aus der Republik Kroatien, der Republik Serbien, Nordmazedonien und Montenegro gehören) tätig sind, können sich die oben genannten Empfänger außerhalb des Landes befinden, in dem Sie ansässig sind, einschließlich Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, in denen möglicherweise keine ähnlich strengen Datenschutzgesetze gelten, wie beispielsweise in Serbien. Wenn sich die Empfänger in Ländern befinden, in denen die Datenschutzgesetze möglicherweise kein den Gesetzen des Europäischen Wirtschaftsraums gleichwertiges Schutzniveau bieten, werden wir zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten geeignete Sicherheitsvorkehrungen treffen, wie z. B. Datenübertragungsvereinbarungen auf der Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der EU-Datenschutzgrundverordnung. Sie können sich an uns wenden, um weitere Informationen zu erhalten und eine Kopie der erwähnten angemessenen Garantien zu bekommen.

4. WIE LANGE BEWAHREN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUF?

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die oben beschriebenen Zwecke erforderlich ist, oder so lange, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist oder um mögliche Rechtsansprüche oder Streitigkeiten zu klären.

5. IHRE DATENSCHUTZRECHTE

Nach dem Datenschutzrecht haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Dazu gehören das Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, sowie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem verwendbaren elektronischen Format zu erhalten und an einen Dritten zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit), jeweils unter den im Datenschutzrecht vorgesehenen Bedingungen. Wenn Sie Ihre Datenschutzrechte erörtern oder ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter den unten angegebenen Kontaktdaten.

Sie haben auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns unter bestimmten Umständen zu widersprechen. Wenn Sie dieses Recht ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an die nachstehenden Kontaktdaten.

Wir ermutigen Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen, um Ihre persönlichen Daten zu aktualisieren oder zu korrigieren, wenn sich diese ändern oder wenn persönliche Daten, die wir über Sie gespeichert haben, unrichtig sind.

Sie können sich bei der Datenschutzbehörde beschweren. Diese Beschwerde ist an die Österreichische Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8, 1080 Wien, Österreich) zu richten.

6. WEN KANN ICH KONTAKTIEREN?

Wenn Sie Fragen zu diesem Datenschutzhinweis oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben oder Ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an die nachstehenden Kontaktdaten.

Sie können uns per E-Mail kontaktieren: office@cw-cbs.at